Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Gunungkidul merupakan salah satu Instansi Pemerintah yang melaksanakan segala urusan Pemerintahan Daerah di Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang terdiri dari 4 (empat) bidang yaitu, Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil, Bidang Pengelolaan Informasi dan Administrasi Kependudukan, dan Bidang Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan. Disdukcapil Kabupaten Gunungkidul dikepalai oleh Bapak Markus Tri Munarja, S.IP, M.Si dan memiliki Visi “Terwujudnya Peningkatan Taraf Hidup Masyarakat Kabupaten Gunungkidul yang Bermartabat Tahun 2026”. Sedangkan misinya, 1) Mewujudkan Tata Pemerintahan yang Berkualitas dan Dinamis, dan 2) Meningkatkan Pembangunan Manusia dan Keunggulan Potensi Daerah. Disdukcapil Kabupaten Gunungkidul juga memiliki slogan “Urus Dewe Gampang Ora Mbayar”.

Kegiatan magang yang dilakukan di Disdukcapil Kabupaten Gunungkidul telah berlangsung selama 30 (tiga puluh) hari kerja yang dimulai dari tanggal 1 September – 12 Oktober 2022. Dalam pelaksanaannya, sistem yang diterapkan adalah sistem rolling dengan tujuan agar mahasiswa magang dapat mempelajari dan mengetahui semua kegiatan yang dilakukan oleh semua bidang (kecuali Bidang Capil). Kegiatan yang telah dilakukan antara lain seperti: Pelayanan Kependudukan, Pelayanan Pendaftaran Kependudukan, dan Pengarsipan. Dari beberapa kegiatan yang telah dilakukan, terdapat dua topik yang menjadi bahan perhatian di Disdukcapil Kabupaten Gunungkidul yaitu target pencapaian dalam pembuatan dan pendistribusian KTP-el dan Kartu Identitas Anak (KIA). Dalam report ini, topik yang dipilih untuk dibahas adalah terkait Kartu Identitas Anak (KIA).

Kartu Identitas Anak (KIA) adalah tanda pengenal atau bukti diri yang sah bagi anak usia 0 -17 tahun kurang 1 hari (berstatus belum kawin atau belum pernah kawin), baik WNI maupun WNA yang memiliki izin tinggal tetap, yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Program Kepemilikan KIA ini sudah berlaku secara nasional sejak dikeluarkannya regulasi berupa Permendagri No. 2 Tahun 2016 tentang Kartu Identitas Anak.

Penerbitan KIA ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas publik karena KIA yang akan dimiliki setiap anak Indonesia disamping akan menjadi tanda pengenal atau bukti diri anak yang sah, anak juga dapat melakukan pelayanan publik secara mandiri untuk memenuhi kebutuhan dirinya dengan mudah, cepat dan murah, antara lain dalam kegiatan Pendidikan, Kesehatan, maupun kegiatan sosial lainnya. Selain untuk memenuhi hak anak, KIA menjadi salah satu persyaratan untuk mendaftar sekolah di kabupaten/kota tertentu, untuk melakukan transaksi keuangan di dunia perbankan, dan mencegah terjadinya perdagangan anak.

Latar belakang digencarkannya Program KIA di Indonesia ini adalah karena banyaknya kasus anak yang tidak memiliki akta kelahiran setelah masuk sekolah atau terlambat dalam pembuatan akta kelahiran. Sehingga ketika masuk sekolah, identitas anak seringkali tidak sinkron dengan Data Pokok Kependidikan (Dapodik). Hal ini akan berpengaruh pada identitas anak yang tercantum dalam ijazah kelulusan dan administrasi kependudukan anak. Dari hasil pengamatan yang dilakukan pengamatan terdapat 2 indikator yang dirasa belum maksimal yaitu Tangibles (Bukti Fisik) dan Reliability (Kehandalan). Pertama, dilihat dari indikator tangibles yang menjadi penghambat yaitu terkait fasilitas fisik (sarana dan prasarana), ketersediaan komputer dan alat cetak untuk pelayanan Kartu Identitas Anak (KIA), khususnya di ruangan Pendaftaran Penduduk (Dafduk) dapat dikatakan umur penggunaannya sudah cukup lama yaitu kurang lebih sekitar 10 tahun penggunaan sehingga kemampuan untuk mengoperasikan sistem pengelohan data dan pencetakan sering terjadi eror yang pada akhirnya memperlambat proses pembuatan KIA. Kedua, yaitu reliability dimana masih terdapat kendala yang menghambat yaitu kurangnya personil yang bertugas untuk memberikan pelayanan administrasi Kartu Identitas Anak (KIA) kepada masyarakat sehingga petugas merasa kewalahan dalam melaksanakan pelayanan kepada masyarakat dan berpengaruh terhadap lamanya waktu pengerjaan pencetakan Kartu Identitas Anak (KIA).

Sedangkan dilihat dari faktor eksternal yaitu dari segi reliability yang menjadi penghambat berkaitan dengan SOP. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul sudah membuat SOP dengan jelas dan telah dilakukan sosialisasi kepada pihak sekolah dan masyarakat terkait permohonan pengajuan Kartu Identitas Anak (KIA). Namun sosialisasi yang dilakukan belum mampu menjangkau langsung kepada masyarakat dikarenakan sulitnya pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul untuk melakukan face to face dengan masyarakat karena harus mengikuti alur yang ada yaitu melalui perangkat desa dan seringkali sosialisasi yang disampaikan kepada perangkat desa tidak diteruskan kepada masyarakat sehingga menyebabkn miss communication. Dan jika dilihat secara umum, yang masih menjadi faktor penghambat secara eksternal lainnya adalah masih kurangnya pengetahuan beberapa masyarakat Kabupaten Gunungkidul mengenai manfaat KIA sehingga kesadaran masyarakat untuk membuat KIA menjadi rendah.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul telah menyediakan pamflet tentang Kartu Identitas Anak (KIA) yang telah diletakkan di ruang tunggu bagian pelayanan. Selama bertugas di bagian pelayanan, pemagang melihat kurangnya ketertarikan masyarakat untuk membaca pamflet yang telah disediakan dan tidak adanya masyarakat yang berinisiatif mengambil ataupun membaca pamflet tersebut karena letak pamflet yang kurang tepat dan kurang terlihat. Berdasarkan permasalahan yang di alami Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Gunungkidul pamagang memberikan solusi sebagai alteratif untuk meminimalisir kendala tersebut yaitu:

1. Terkait sarana prasarana mesin pencetakan KIA khususnya di ruangan Dafduk yang umur penggunaannya sudah cukup lama dan sering terjadi eror, disarankan melakukan optimalisasi peralatan yang tersedia melalui pemeliharaan software dan hardware secara berkala.
2. Dalam hal SDM yaitu kurangnya personil yang bertugas memberikan pelayanan khusunya dalam proses pembuatan KIA, Disdukcapil Kabupaten Gunungkidul perlu melakukan penguatan kegiatan pelatihan, bimtek dan pendampingan serta evaluasi terhadap pelaksanaan Analisis jabatan dan Analisis Beban Kerja dan/atau mempertimbangkan untuk melakukan rekrutmen pegawai yang berkompeten dengan status Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (P3K) atau Tenaga Harian Lepas serta mengoptimalkan kerjasama dengan pihak Kelurahan dan Kecamatan.
3. Penempatan pamflet dilakukan dengan posisi yang mudah dilihat dan dijangkau oleh masyarakat yang berkunjung ke Disdukcapil Kabupaten Gunungidul, selain penempatan pamflet yang tepat pemagang memberikan stand banner tentang KIA yang diletakkan di ruang tunggu pelayanan agar lebih menarik perhatian masyarakat untuk membaca karena lebih terlihat oleh semua pengunjung yang berada di ruang tunggu pelayanan.
4. Sosialisasi yang kurang tersampaikan ke masyarakat dapat diatasi dengan peningkatan monev dan koordinasi program/kegiatan di lapangan secara intensif dan berkesinambungan serta mengoptimalkan penggunaan sosial media Disdukcapil seperti lebih aktif membuat postingan seperti story, feed, reel Instagram, YouTube Disdukcapil yang kreatif dan menarik mengenai Kartu Identitas Anak (KIA).

Kontributor :

1. Kanita
2. Novi Arianti Nalle